Dit Privacy-statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die de Oranjevereniging Oegstgeest verwerkt van haar leden, donateurs of Vrienden van de Oranjevereniging,
Indien u lid wordt van de Oranjevereniging Oegstgeest, een donatie doet, sponsort of zich aanmeldt als vrijwilliger of om een andere reden persoonsgegevens aan de Oranjevereniging Oegstgeest verstrekt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met dit Privacy-statement te verwerken.
Wij adviseren u om het Privacy-statement goed door te lezen en een kopie daarvan te bewaren voor uw eigen administratie.
De Oranjevereniging Oegstgeest verwerkt persoonsgegevens. Wij willen hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy-statement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Oranjevereniging Oegstgeest.
1. Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kan worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.
2. Verantwoordelijke
Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:
Oranjevereniging Oegstgeest, Postbus 1026, 2340 BA Oegstgeest, KvK nummer: 40445046
De contactpersoon gegevensbescherming is bereikbaar via voorzitter@oranjeverenigingoegstgeest.nl
2.1 Als je lid/donateur/vrijwilliger/sponsor wilt worden van de Oranjevereniging Oegstgeest, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van uw gegevens kunnen we u op de juiste wijze inschrijven als lid/donateur/sponsor/vrijwilliger, zorg dragen voor eventuele vrijwilligersverzekering.
Als je eenmaal relatie van de Oranjevereniging Oegstgeest bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken jouw naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over gerelateerde zaken van het lidmaatschap/donateurschap/sponsoring/vrijwilligerswerk, maar ook als je een vraag stelt, verwerken wij jouw gegevens om je zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn.
Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit van de Oranjevereniging Oegstgeest
In het kader van jouw lidmaatschap/aanmelding als donateur/sponsor of vrijwilliger worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
Voorbeelden
a) voor- en achternaam
b) adresgegevens
c) telefoonnummer
c) e-mailadres
e) bankrekeningnummer
f) gezinssamenstelling
2.2 De Oranjevereniging Oegstgeest verwerkt de in sub 2.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
a) uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres wordt gebruikt voor contact over het lidmaatschap/donateurschap/sponsoring/vrijwilligerswerk en de eventuele opzegging daarvan, voor de verstrekking van de door u aangevraagde informatie of het afhandelen van de van u verkregen informatie,
b) uw naam, adresgegevens, telefoonnummer worden gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over de in het kader van het lidmaatschap/donateurschap/sponsoring/vrijwilligerswerk door de organisatie georganiseerde diensten, activiteiten en enquêtes;
c) uw naam en bankrekeningnummer wordt gebruikt om betalingen, bijvoorbeeld van de lidmaatschap/donateurschap/sponsoring/vrijwilligerswerk af te wikkelen.
d) uw naam en telefoonnummer wordt tot uiterlijk een half jaar na afloop van de overeenkomst gebruikt om u te vragen naar je ervaringen met Oranjevereniging Oegstgeest.
Aanvullende voorbeelden voor PR/marketing
E-mailmarketing:
de Oranjevereniging Oegstgeest gebruikt uw naam en e-mailadres om u indien nodig haar e-mail nieuwsbrief met informatie over (gelijksoortige) activiteiten, diensten en andere interessante informatie over het lidmaatschap/donateurschap/sponsoring van de organisatie toe te sturen, tenzij u hebt aangegeven deze e-mails niet te willen ontvangen. Afmelding voor deze mailings is te allen tijde mogelijk via de afmeldlink onderaan de mailing.
2.3 De Oranjevereniging Oegstgeest kan de persoonsgegevens anonimiseren en vervolgens op geaggregeerd en geanonimiseerd niveau gebruiken voor onderzoeksdoeleinden en om haar dienstenaanbod en werkzaamheden te optimaliseren. De geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens zijn nooit tot u als individu te herleiden.
3. Bewaartermijnen
3.1 De Oranjevereniging Oegstgeest verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens gedurende de duur van uw lidmaatschap/donateurschap/sponsoring/vrijwilligerswerk en tot maximaal een jaar na afloop hiervan. Direct na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal de Oranjevereniging Oegstgeest de persoonsgegevens vernietigen en/of anonimiseren, tenzij zij op grond van de wet (bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving) verplicht is om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren. In dat laatste geval zullen uitsluitend deze specifieke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven.
4. Beveiligingsmaatregelen en bewerkers
4.1 Ter bescherming van uw persoonsgegevens heeft de Oranjevereniging Oegstgeest passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Hiermee worden uw persoonsgegevens beveiligd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
5. Inzagerecht, verwijdering en vragen klachten
5.1 Via de ledenadministratie (secretaris@oranjeverenigingoegstgeest.nl) kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. De Oranjevereniging Oegstgeest zal uw verzoek steeds onverwijld in behandeling nemen en u, in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek, informeren over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Indien de Oranjevereniging Oegstgeest uw verzoek niet inwilligt, zal zij dat altijd nader toelichten.
5.2 Indien u bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kunt u eveneens contact opnemen met de ledenadministratie (secretaris@oranjeverenigingoegstgeest.nl). De Oranjevereniging Oegstgeest zal het bezwaar onverwijld, in ieder geval binnen een maand, in behandeling nemen en de betreffende persoonsgegevens verwijderen, tenzij zij op grond van een wettelijke verplichting genoodzaakt is het betreffende persoonsgegevens te bewaren. Indien dat laatste het geval is, zal door Oranjevereniging Oegstgeest u hiervan op de hoogte brengen.
5.3 Indien uw klachten heeft over de wijze waarop de Oranjevereniging Oegstgeest uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken behandelt, kunt u contact opnemen met de contactpersoon gegevensbescherming. Indien dit niet leidt tot een oplossing kunt u natuurlijk altijd gebruik maken van uw recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of een beroep te doen op de bevoegde rechter.
5.4 Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit Privacy-statement kunnen worden gericht aan de ledenadministratie (secretaris@oranjeverenigingoegstgeest.nl).
6. Wijzigingen
Dit Privacy-statement kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de Website bekend gemaakt. Wij adviseren u om regelmatig het Privacy-statement te bekijken.
Oegstgeest, 25 mei 2018